Kom godt igennem dit offentlige byggeri uden konflikter

Så nemt kan det gøres med proaktiv konfliktløsning!

Majse Jarlov og Marie-Louise Pind

Proaktiv konfliktløsning – hvorfor?

Konflikter i byggebranchen koster årligt 2,2 mia. kr. Det svarer til 22 % af branchens årlige resultat efter skat! Dertil kommer naturligvis de indirekte omkostninger i form af interne ressourcer, påvirkning af arbejdsmiljø der igen påvirker hjemmefronten, manglende effektivitet, ødelagte samarbejder samt dominoeffekten af disse parametre.

Ofte forbinder man store og komplekse sager med problemsager, som resulterer i dårligt samarbejdsklima mellem parterne, lange og seje og ikke mindst omkostnings-fulde processer ved voldgift eller domstol. Sådan behøver det heldigvis ikke at være. AB-systemet introducerer nye retningslinjer for konflikthåndtering i byggebranchen i form af en konfliktløsningstrappe, som er et godt skridt på vejen i forhold til konflikthåndtering på en hensigtsmæssig måde. MEN redskaberne i AB-systemet aktiveres først, når samarbejdet er udfordret, og konflikten om eksempelvis uenighed om betaling for ekstraarbejder eller tidsfristforlængelse er opstået.

Pind & Partnere har en bred erfaring med at løse uoverensstemmelser. Vi vil også gerne støtte vores klienter i at undgå konflikter, FØR konflikten opstår!

Vi guider både offentlige bygherrer og deres samarbejdspartnere på en sådan måde, at parterne bliver i stand til at undgå konflikter før de opstår, ligesom parterne bliver klædt på til at håndtere uenigheder langt bedre, hurtigere og billigere end i dag.

Proaktiv konfliktløsning er med andre ord en bæredygtig og også væredygtig måde at investere i både bygherrens og samarbejdspartneres organisation og i jeres medarbejdere, og denne investering vil utvivlsomt være med til at positionere jer i markedet og gøre jer til den spiller, som de andre aktører gerne vil samarbejde med.

Indarbejdelse af proaktiv konfliktløsning i projekt – hvordan?

Vores værktøjer er en kombination af mangeårige erfaringer med traditionel juridisk konfliktløsning kombineret med ledelse, træning, talentudvikling, bevidsthedstræning, personlighedstyperedskaber, kraftfuld kommunikation, universel visdomsteori og kulturforandring. Disse metoder kan tilsammen styrke aktørernes strategiske tilgang og gøre jer i stand til at tage problemerne i opløbet på en ansvarlig måde.

Pind & Partnere faciliteter alle aspekter forbundet med gennemførelsen af en proaktiv konfliktløsning, herunder eksempelvis

  • Teamcoaching,
  • Afholdelse af opstartsworkshops om forventningsafstemning,
  • Udarbejdelse af fælles leveregler for bl.a. kommunikation, som skal være gældende for det konkrete samarbejde under hensyntagen til særlige potentielle risici, interessenter, tekniske vanskeligheder og andre kendte projektspecifikke udfordringer,
  • Deltagelse på status-/styregruppemøder,
  • Udformning af proaktive konfliktløsningstiltag i kontraktgrundlaget som gælder parallelt med AB-systemets konfliktløsningstrappe, herunder f.eks. indarbejdelse af bonus/incitamentsmodel baseret på et succeskriterium om, at opgaven løses til tiden, den aftalte pris og kvalitet samt uden konflikter og
  • Udformning af et udbudsmateriale, som ved udvælgelse af egnede virksomheder og kontrakttildeling til den vindende tilbudsgiver understøtter og fremmer valget af en samarbejdspartner, som har det samme fokus på proaktiv konfliktløsning som bygherren (uddybet nedenfor).

Initiativpligten til at tage den proaktive konfliktløsning alvorligt ligger naturligt hos bygherren, som fastsætter rammerne for samt indholdet af den offentlige bygge- og anlægsopgave.

Pind & Partnere leverer proaktiv konfliktløsningsmodel som en bygherreleverance til stor værdi for både bygherren, bygherrens samarbejdspartnere og dermed i sidste ende til stor gavn for projektet og alle projektets interessenter.

Markedsdialog inden udbuddets igangsættelse

Den offentlige bygherre har i medfør af udbudsloven en bred adgang til at iværksætte en markedsundersøgelse forud for sin offentliggørelse af et udbud. Den indledende markedsdialog kan benyttes til at drøfte ethvert aspekt ved et kommende udbud med det relevante marked, herunder eksempelvis kontraktvilkår om proaktiv konfliktløsning.

Formålet med markedsdialogen er at sikre, at bygherren ikke fastsætter krav og vilkår i sit udbud, som ikke kan accepteres af det relevante marked med den konsekvens, at i) virksomheder afstår fra at byde på opgaven (krav/vilkår er konkurrence-begrænsende) og/eller at ii) krav og vilkår fører til en markant fordyrelse af projektet. Bygherren bearbejder de modtagne input fra markedsdialogen, som derefter indarbejdes i udbudsmaterialet uden at favorisere en virksomhed og/eller en konkret løsningsmodel på et usagligt grundlag. 

Udformning af udbudsmaterialet

Ved udformningen af udbudsmaterialet kan bygherren vælge at tilrettelægge en proces, som fremmer den proaktive konfliktløsning.  

Vægtning af proaktiv konfliktløsning ved udvælgelse af tilbudsgivere;

Ved gennemførelse af udbud, som indebærer en indledende prækvalifikation (relevant ved begrænset udbud eller udbud med forhandling) foretager bygherren en udvælgelse af de virksomheder, som bygherren ønsker at modtage tilbud fra. Denne udvælgelse indebærer en vurdering af de ansøgende virksomheders egnethed; dvs.  en vurdering af virksomhedens generelle egenskaber til at udføre den udbudte bygge- og anlægsopgave.

Bygherrens udvælgelse indebærer en egnethedsvurdering af virksomheden i relation til bl.a. den tekniske/faglige formåen (ud over den personlige og økonomiske /finansielle formåen).

Mindstekrav til referencer;

Bygherren skal i sit udbudsmateriale fastsætte de mindstekrav, som den ansøgende virksomhed skal opfylde, for at virksomheden anses for teknisk/faglig egnet til at udføre den udbudte bygge- og anlægsopgave. Bygherren skal samtidig fastsætte krav til, hvordan den tekniske/faglige formåen skal dokumenteres.

Den tekniske/faglige formåen dokumenteres sædvanligvis ved ansøgerens udarbejdelse af en referenceliste, som indeholder en oplistning af tilsvarende opgaver som den ansøgende virksomhed har løst inden for de sidste 3 år (udbud af varer/tjenesteydelser) eller 5 år (bygge/anlæg).

Der kan eksempelvis fastsættes et mindstekrav om, at den ansøgende virksomhed har udført mindst 1 tilsvarende opgave som den udbudte, hvor kontraktgrundlaget foreskrev proaktiv konfliktløsning (som skal defineres nærmere på grundlag af den konkrete opgave). Mindstekravet skal vinkles, så indholdet modsvarer indholdet af den udbudte bygge- og anlægsopgave, jf. princippet om, at mindstekrav skal være saglige og proportionale og knyttet til den udbudte kontrakts genstand.

Bygherren skal generelt være tilbageholdende med at ”sætte barren” for højt ved sin udformning af mindstekravet, da det kan få den konsekvens, at konkurrencefeltet utilsigtet indsnævres.

Udvælgelseskriterium;

Ordregiver skal i sit udbudsmateriale fastsætte objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelse af de bedst egnede ansøgere, når udbuddet indeholder en med forudgående prækvalifikation. Udvælgelseskriteriet kommer i spil, såfremt bygherren modtager flere egnede ansøgere end det maksimale antal, som bygherren måtte have forpligtet sig til at prækvalificere. Kriteriet anvendes dermed til at udvælge de bedst egnede ansøgere iblandt de egnede ansøgere. 

Udvælgelsen sker sædvanligvis ud fra en samlet vurdering af flere vurderingsparametre. Proaktiv konfliktløsning kan her indgå som ét blandt flere parametre.

Det kan eksempelvis indgå som et vurderingsparameter, at det vægtes positivt,

  • at den ansøgende virksomhed har erfaring med udførelse af bygge- og anlægsprojekter, hvor proaktiv konfliktløsning (som skal defineres nærmere på grundlag af den konkrete opgave) har dannet grundlag for samarbejdet
  • at den ansøgende virksomhed har gennemført et tilsvarende byggeprojekt uden konflikt forestået som en formel tvisteløsning med inddragelse af voldgift, gennemførelse af syn og skøn, indhentelse af hurtig afgørelse, mediation, sagkyndig beslutning, garantitræk m.m., idet virksomheden skal beskrive Ovede redskaber og initiativer, som konkret blev anvendt for at forebygge og dermed undgå konflikt

 

Vægtning af proaktiv konfliktløsning under tildeling af kontrakten

Langt hovedparten af alle udbudte bygge- og anlægsopgaver afvikles som en konkurrence, hvor der konkurreres på både pris og kvalitative parametre. Ved brug af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud og underkriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” skal bygherren i sit udbudsmateriale fastsætte de underkriterier, som tilbudsevalueringen skal foretages på baggrund af.

Ifølge udbudsloven er det et krav, at et underkriterium skal være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriteriet skal derfor være knyttet til kontraktens genstand, for at kriteriet kan udgøre et lovligt konkurrenceparameter. Underkriteriets udformning og tilbudsgiverens tilhørende besvarelse skal derfor være udformet på en sådan måde, at det er muligt for bygherren at vurdere tilbuddets iboende egenskaber.

Det kan eksempelvis fastsættes som kriterium, at:

  • tilbudsgiveren skal beskrive, hvilke konkrete tiltag og redskaber (ud over de tiltag, som er foreskrevet i kontraktgrundlaget), som tilbudsgiveren tilbyder til at understøtte en proaktiv konfliktløsning – bygherren vægter det positivt, såfremt tilbudsgiverens besvarelse identificerer konkrete tiltag i form af præcise redskaber m.m., som tilbudsgiveren benytter for at fremme det gode samarbejde og en succesfuld proaktiv konfliktløsning
  • Tilbudsgiveren skal beskrive, hvordan tilbudsgiveren i det daglige samarbejde med bygherren konkret vil fremme, at de proaktive tiltag, som er foreskrevet i kontraktgrundlaget rent faktisk bliver efterleveret og implementeret – bygherren vægter det positivt, såfremt tilbudsgiverens initiativ illustrerer, at tilbudsgiveren har forstået bygherrens tilgang til proaktiv konfliktløsning, og at tilbudsgiverens refleksion understøtter, at bygherrens model for proaktive konfliktløsning kan blive realiseret til fremme af det gode samarbejde og til minimering af konfliktoptrapning

Vægtning af proaktiv konfliktløsning under udførelse af kontrakten

Bygherrens udbudsmateriale skal indeholde kontraktvilkår, idet vilkår udgør en væsentlig prisdriver på lige fod med de tekniske vilkår. Kontraktvilkår har ofte karakter af mindstekrav, dvs. vilkår som tilbudsgiveren ikke kan tage forbehold overfor. Alternativt kan bygherren åbne op for, at der kan tages forbehold for udvalgte bestemmelser, idet sådanne forbehold trækker ned under den kvalitative evaluering.

Kontraktvilkår skal være i overensstemmelse med principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, hvorfor de fastsatte vilkår for kontraktens gennemførelse ikke kunstigt må indskrænke konkurrencen.

Ved udbud med forhandling kan det nærmeres fastsættes, at der eksempelvis kan forhandles om kontraktvilkår, herunder eksempelvis kontraktvilkår om proaktiv konfliktløsning. 

Vil du vide mere

Ovenstående eksempler er ment til inspiration og kan derfor ikke erstatte juridisk rådgivning. Er du blevet nysgerrig efter at høre mere om proaktive konfliktløsning, og hvordan du kan indarbejde en ansvarlig konflikthåndtering i offentlige udbud, er du velkommen til at kontakte enten Majse Jarlov (tlf.: 25 24 51 68 og mail: mj@pplaw.dk) eller Marie-Louise Pind (29 13 61 21 og mail: mp@pplaw.dk). Vi er altid klar til en faglig dialog.

Vi glæder os til at høre fra dig!