Databeskyttelsesforordningens implementering hos Pind & Partnere

 

1.1 Intern persondataansvarlig

Vores interne persondataansvarlige er advokat Anders Troelsen.

1.2 Personoplysninger

Hos Pind & Partnere behandler vi overordnet set ikke “følsomme personoplysninger”. Dog kan der i enkelte forsikringssager være brug for indhentelse af helbredsoplysninger.

1.3 Opbevaring

Hos Pind & Partnere opbevarer vi som udgangspunkt sagerne i 10 år, hvorefter de slettes.

Under den løbende behandling opbevares vores sager i både fysisk og elektronisk form.

I den fysiske form opbevares sagerne i mapper med sagsnumre i lukkede skabe, således at kun advokater, sekr. og stud.jur’ere kan tilgå sagerne til arbejdsrelaterede formål.

I den elektroniske form opbevares sagerne i Advosys hos Unik i en cloud-løsning under sagsnumme-ret. Alle med adgang til Advosys, kan således tilgå sagerne til arbejdsrelaterede formål.

Vores e-mails journaliseres løbende på Advosys. Vi opbevarer derfor som udgangspunkt ikke personoplysninger i vores mailbokse.

1.4 Sikkerhed

Hos Pind & Partnere har vi automatisk lås på vores computere efter 30-60 minutter.

Der kræves kode for at åben computer, kode for at tilgå vores cloud-løsning og kode for at tilgå vores elektroniske sagssystem Advosys.

Såfremt man som ansat kan tilgå sin mail fra sin telefon, kræver Pind & Partnere, at man indstiller lås på telefonen.

Såfremt vi i et sjældent tilfælde behandler følsomme oplysninger, vil vi i vores digitale kommunika-tion benytte os af word-dokumenter/PDF-filer med kode på alternativt vil disse blive sendt med sik-ker/krypteret mail.

1.4.1 Ved sikkerhedsbrud

Hos Pind & Partnere vil vi i tilfælde af sikkerhedsbrud dokumentere dette ved at give en række op-lysninger om bruddet, herunder de faktiske omstændigheder ved bruddet, dets virkninger og de trufne afhjælpende foranstaltninger.

Ved sikkerhedsbrud udfyldes dokumentet “Intern dokumentation ved brud på persondatasikkerhed”.

Advokatpartnerselskab

CVR-nr. 37 40 56 71

SJÆLEBODERNE 2 · 1122 KØBENHAVN K · TLF (+45) 3315 0015 · INFO@PPLAW.DK · WWW.PINDOGPARTNERE.DK 2

1.5 Dataansvarlige og databehandlere

Hos Pind & Partnere er vi i langt de fleste af vores sager dataansvarlige.

Vores IT-system Advosys leveres af Unik. Idet Unik ved tilladelse fra os kan tilgå vores sager og dermed de personoplysninger, vi er i besiddelse af, har vi en databehandleraftale med dem.

1.6 Den registreredes rettigheder – Oplysningspligt efter artikel 13 – Klienten

Til oplysningspligten bruges brevet Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.” Brevet indgår som en del af vores anerkendelsesbrev over for klienten, hvor persondataforordningen er særskilt fremhævet.

1.7 Oplysningspligt efter artikel 14 – Tredjemand

Til oplysningspligten bruges brevet “Underretning om indsamling af personoplysninger – tredjemand” hvortil vedlægges “Bilag 1 – Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger”. Brevet og bilaget udfyldes med alle oplysninger.

1.8 Igangværende sager

Vi vurderer, at det vil være forbundet med betydelige tidsmæssige ressourcer at orientere eksisterende klienter samt tidligere klienter om, at vi opbevarer deres persondata. Vi vurderer, at dette arbejde ikke er proportionalt med de oplysninger vi behandler, og klienters interesse i at modtage oplysningerne. Dette skyldes bl.a. at vi kun i begrænset omfang behandler personfølsomme oplysninger, og at vi i relation til cpr. nr. allerede er opmærksomme på hvidvaskningslovens regler, herunder har procedure for sletning. Dernæst bemærkes, at det ikke i vores it-system er muligt at foretage søgninger på baggrund af personfølsomme oplysninger eller cpr.nr. Vi sørger naturligvis for, at persondata vedrørende igangværende og afsluttede sager behandles efter reglerne, således at op-lysningerne bl.a. slettes, når de ikke længere er relevante. Vi har desuden på vores hjemmeside oplyst, hvordan personoplysninger behandles, hvorved nuværende og tidligere klienter kan søge yderligere information. Ved oprettelse af nye sager vil punkt 1.6 ovenfor blive iagttaget.

Indsigt

Ved anmodning om indsigt i personoplysninger, varetager den ansvarlige for den pågældende sag afdækningen og fremsøgningen af den registreredes oplysninger. Advokat Anders Troelsen er som intern persondataansvarlig koordinator på opgaven og har det overordnede ansvar for processen.

Til indsigt bruges brevet “Anmodning om indsigt fra registrerede”, hvortil vedlægges “Bilag 1 – Ud-dybende oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger”.

Fortegnelse

Vores fortegnelse er udfyldt fyldestgørende. Vi anvender dokumentet “Fortegnelse over behand-lingsaktiviteter”.

Alle dokumenter opdateres løbende.

 

Læs også